“Ons systeem is nu veel efficiënter en eenvoudiger”

Joost Verbeek, Projectleider en bedrijfsadviseur

Het subsidieaanvraag en –verwerkingssysteem van het ECM (Expertise Centrum Meubel) was op diverse fronten verouderd. Bij de zoektocht naar een nieuwe applicatie kwam het ECM bij Gilde-BT uit. De kennismaking beviel zo goed dat er inmiddels zeker voor de komende vijf jaar een samenwerking is aangegaan.

Het ECM, zo begint projectleider en bedrijfsadviseur Joost Verbeek, bestaat al meer dan 30 jaar maar draagt sinds 2015 de huidige naam. De organisatie werd opgericht door de sociale partners, vertelt hij, om de CAO-afspraken voor de meubelindustrie en interieurbouw op het gebied van ontwikkeling, scholing en werk te regelen. “We ontwikkelen ook het vakgerichte lesmateriaal voor de mbo scholen – de roc’s en vakscholen – zodat jongeren goed opgeleid de branche instromen. Dit lesmateriaal en vele andere (online) cursussen zijn tevens beschikbaar voor mensen die al in de branche werkzaam zijn en zich verder willen ontwikkelen. De cursussen en trainingen die we bieden zijn heel breed. Ze kunnen bijvoorbeeld eveneens betrekking hebben op allerlei social skills en gezondheidsaspecten. Ook is het onze taak om jongeren en anderen enthousiast te maken voor het werken in deze prachtige branche.”

Verouderd

Ter ondersteuning van alle activiteiten maakt het ECM gebruik van een systeem voor subsidie- en klantbeheer. Dat was volgens Verbeek behoorlijk verouderd. “ECM verstrekt subsidies vanuit het sociaal fonds voor de meubelindustrie aan werkgevers, werknemers en leerlingen. Er wordt ook gebruik van externe regelingen. Ons systeem was echter voor onze klanten niet digitaal toegankelijk; veel verliep nog met papieren documenten.”

Breed en veelzijdig

Dus werd er gezocht naar een partij die een nieuw, up-to-date systeem kon implementeren. Een externe partij werd ingeschakeld voor een inventarisatie en nodigde drie gegadigden uit om een offerte uit te brengen. Een van die gegadigden was Gilde-BT. “Die sprongen er feitelijk meteen uit vanwege hun ervaring met het uitkeren van subsidies en een aantal andere mogelijkheden die het pakket kon bieden; dat was precies wat we zochten. Niet alleen subsidieverwerking maar tevens het digitaliseren van bijvoorbeeld klantcontacten en het portal voor cursussen en trainingen zorgde er voor dat we Gilde-BT als partner hebben geselecteerd.”

Tijdens dat traject merkten we dat de mensen van Gilde-BT snel kunnen schakelen en heel gericht naar oplossingen zoeken. Ze hebben ook heel kritisch naar onze processen gekeken en ons systeem voor subsidieaanvragen en aanverwante zaken is nu veel efficiënter
en eenvoudiger.”

Tevredenheid

Verbeek kan nu terugkijken op een goed ontwikkeltraject. “Tijdens dat traject merkten we dat de mensen van Gilde-BT snel kunnen schakelen en heel gericht naar oplossingen zoeken. De communicatie verliep transparant en soepel. Ze hebben heel kritisch naar onze processen gekeken. Maak het niet te ingewikkeld, zo was hun advies. Dat is gelukt. Ons systeem voor subsidieaanvragen en aanverwante zaken is nu veel efficiënter en eenvoudiger. En hoewel het traject nog niet helemaal is afgerond, werken we er al mee. Tot volle tevredenheid van onze klanten en medewerkers.”