“Dankzij feedback perfectioneren we nu SOOB Subsidiepunt”

Goede werknemers vinden en behouden voor de logistiek- en transportsector, dat is één van de belangrijke speerpunten van STL (Sectorinstituut Transport en Logistiek). Gilde-BT is een van zijn partners waarbij de samenwerking al meer dan 15 jaar bestaat. Het meest recente project in die samenwerking is het vernieuwen van de portal van het SOOB Subsidiepunt. “Dat is onlangs live gegaan en we zetten nu de puntjes op de ‘i’.”

SOOB, zo legt Haiko Benthem uit, is het opleidings- en ontwikkelingsfonds voor de logistiek en transport. Als teamleider en hoofdprogrammeur bij Gilde-BT is Haiko hierbij uiterst betrokken. Met behulp van dat fonds, zegt hij, wordt het volgen van opleidingen en trainingen door huidige én toekomstige medewerkers in de bedrijfstak gestimuleerd. “Het SOOB verstrekt daarvoor subsidies en dat gebeurt weer via het SOOB Subsidiepunt portal.”

Tijdrovend

Gilde-BT heeft in het verleden vaker portals en applicaties voor STL ingericht, maakt Haiko duidelijk. Verder werden backoffice-werkzaamheden verzorgd bij subsidietrajecten. “Denk dan aan het registreren van bedrijven, opleiders en deelnemers en het controleren van tal van documenten. Lange tijd gebeurde dat handmatig. Gezien de omvang was dat bijzonder tijdrovend werk. Dus is op enig moment de stap gezet om alles te digitaliseren. Dat vroeg om een gedegen en zorgvuldige voorbereidingstijd.”

Input

Het resultaat was het eerste SOOB Subsidiepunt dat lange tijd tot grote tevredenheid van STL functioneerde, geeft Haiko aan. “Wij denken echter altijd mee met de klant en bekijken hoe we dingen kunnen verbeteren, efficiënter kunnen maken. Die pro-actieve aanpak wordt door onze klanten zeer gewaardeerd. We willen maatwerk bieden en dat was bij STL eveneens het geval.” Dus legde Gilde-BT contact met het voorstel een nieuwe portal voor SOOB Subsidiepunt te ontwikkelen. “Voor ons is het namelijk belangrijk voordat we beginnen dat we zo veel mogelijk input over het gebruik van het systeem krijgen. Daaruit kunnen wij afleiden wat we kunnen verbeteren.”

Uitdaging

De eerste portal van SOOB subsidie punt is al meer dan 10 jaar operationeel. De omvang en complexiteit is hoog. Met meer dan 400.000 subsidie-aanvragen, miljoenen documenten, tal van varianten en honderden inrichtingsverzoeken/aanpassingen was het uitgegroeid tot een omvangrijk portal. Gilde-BT en STL gingen de uitdaging aan om een volledig nieuwe portal neer te zetten met een compleet nieuwe structuur. Alle data uit het oude portal moesten daarbij (via uitgebreide migratiescripts) in het nieuwe portal worden opgenomen. Alle processen en functionaliteiten moeten ook in de nieuwe versie feilloos werken. Alleen de functionaliteitsbeschrijvingen en tickets al, vormen samen een bundel ter grootte van enkele telefoonboeken. De uitdaging is aangegaan en de nieuwe SOOB subsidieportal is ontwikkeld.

Testen

Nadat de next level-versie van de portal was afgerond, volgde er eerst een uitgebreide testperiode. Volgens Haiko belangrijk om op detailniveau nog verbeteringen door te voeren. Bovendien konden de medewerkers van STL zo bekend raken met het nieuwe systeem. Daarom werden er enorm veel testen uitgevoerd, van inschrijven en aanmelden tot de afronding van een traject. Binnen het testen lag ook veel nadruk op de controle van de gemigreerde gegevens. “Op basis daarvan is een testrapport opgesteld waarna een demonstratie volgde waarbij we zogenaamd live gingen terwijl de portal echter nog offline was. Dat leidde nog tot wat aanpassingen.”

Meekijken

Sinds begin april is de nieuwe portal daadwerkelijk in gebruik. Gilde-BT is blijven meekijken. “De reacties zijn heel positief. Maar we weten dat nadat een systeem live gaat, bepaalde zaken toch nader moeten worden afgestemd. Soms blijkt dat iets waar men in eerste instantie tevreden over was toch enige aanpassing nodig heeft. Daarom blijven we ook om feedback vragen. Want dankzij die feedback kunnen we het nieuwe SOOB Subsidiepunt perfectioneren.”

Stagelopen bij Gilde-BT Software en Services

Hoi allemaal,
Ik ben Xander Vos, 20 jaar en ik kom uit Deurne. Op dit moment ben ik bezig met mijn zesde semester van de opleiding Software Engineering aan de Fontys Hogeschool in Eindhoven. Het afgelopen half jaar heb ik mijn derdejaars stage bij Gilde-BT Software & Services mogen lopen.

stageopdracht

Tijdens mijn stage heb ik gewerkt aan het uitbreiden van het Next-Level framework met een facturatiemodule. Met mijn stagebegeleider Haiko Benthem en de product owner Frank van den Essen heb ik samengewerkt om vervolgens een mooi eindresultaat op te leveren. Deze stageopdracht was voor Gilde-BT de eerste stap richting het inzetten van een microservice architectuur én het eerste voorproefje van ReactJS. Als eindresultaat heb ik een mooie integratie kunnen maken met het bestaande Next-Level framework en de nieuwe microservice.

sfeer

Maar natuurlijk ging de stage niet 100% over de opdracht zelf. Het was ook een stage om te ontdekken hoe het werken in het bedrijfsleven er daadwerkelijk aan toe gaat. Helaas viel de stage in het coronatijdperk, dus waren er verschillende maatregelen die het wat lastig maakten om daadwerkelijk op kantoor de sfeer te ervaren. De tijd die ik wel op kantoor ben geweest, heb ik het zeer naar mijn zin gehad. Geweldige collega’s die altijd klaar staan om je te helpen of om je in te maken tijdens een potje tafeltennis 😉.

De tijd die ik bij Gilde-BT heb mogen doorbrengen, zij het werkende aan het project of ingemaakt worden in een potje tafeltennis, heb ik als heel fijn ervaren. Je voelt je meteen welkom in het bedrijf, ook als stagiaire zijnde. Mocht je dit lezen en op zoek zijn naar een stageadres, dan zou ik Gilde-BT Software & Services sterk aanbevelen. Er hangt een gezellige sfeer en je zult je er snel thuis voelen.

Ook interesse in een toffe stageplek bij ons? Bekijk nu de vacature stagiaire software engineer!

Medewerker aan het woord: Frank van den Essen

Directeur Gilde-BT Software

Ieder kwartaal geeft een medewerker van Gilde-BT Software en Services een inkijkje in zijn of haar werk. Wij geven deze persoon de vrijheid om kort iets te vertellen over werken bij Gilde-BT Software en Services.

Even voorstellen

“Ik ben Frank van den Essen, 56 jaar, inmiddels meer dan 25 jaar getrouwd en heb twee kinderen van 19 en 22 jaar. Naast de passie voor mijn werk en mijn gezin, ben ik een fanatiek bridger en tennis ik 2x per week.

Na mijn middelbare school studeerde ik wiskunde en natuurkunde en raakte daarbij al snel geïnteresseerd in het schrijven van software. Toen, als volledige autodidact, gaf ik bedrijfstrainingen in de middag/avonduren. Vervolgens maakte ik in 1994 de start als zzp-er om bedrijven te voorzien van database-oplossingen. Gretig naar meer informatie meldde ik me aan bij voor de studie master in IT (universiteit van Liverpool) en studeerde 4 jaar later cum laude af.”

De start

“Bij de start van Gilde-BT Software bestond het team nog alleen uit… mijzelf (Frank). Werkweken bestonden uit minimaal 80 uur software development. Ik had al behoorlijk wat software applicaties gebouwd als ZZP-er, was auteur van zo’n 15 lesboeken en had mijn Master in IT op zak. Op dat moment voelden we dat webbased software oplossingen de wereld zouden gaan veroveren. Samen met Charles Simons en Godfried Hendricx (die het Gilde-BT opleidingsinstituut runden) besloten we om een softwarebedrijf te starten.”

Het uitrollen van projecten

“Al snel stonden er een aantal applicaties die gericht waren op opleidingsmanagement en subsidiebeheer. Dit waren portals waar duizenden gebruikers (organisaties) hun opleidingsaanbod regelden of subsidie aanvroegen. Veel van de grote bedrijven en brancheorganisaties zagen hoe goed dit functioneerde en namen contact met ons op om eigen applicaties in te richten. Echt geweldig om, zonder te adverteren, prachtige projecten te mogen uitrollen.”

 Uitbreiding van de organisatie

“Om de groei te realiseren werden al snel developers en projectmanagers in dienst genomen. Inmiddels bestaat ons team uit 30 personen. Allemaal professionals die met hun enthousiasme en passie passen in het Gilde-BT profiel. Fantastisch om zo trots te mogen zijn op onze club mensen en de mooie projecten die we realiseren.”

HTM leerplein

100% transparantie in opleidingen en bekwaamheden

HTM heeft de weg ingezet naar een leven lang ontwikkelen. Daarnaast is het voor de in Den Haag gevestigde personenvervoerder cruciaal dat ze controle hebben op de bekwaamheden van hun medewerkers. Bij de aanbesteding kwam Gilde-BT Software & Services als winnaar uit de bus. De drive om een portal in te richten die volledig op de wensen en behoeften van de klant is afgestemd, gaf de doorslag.

Voor HTM is het belangrijk dat alle kwalificaties en bekwaamheden van de medewerkers goed in beeld zijn, zodat er op het juiste moment kan worden bijgeschoold. Bijvoorbeeld als kwalificaties niet meer up-to-date zijn. Veel van de kwalificaties hebben een link naar de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers, zoals het besturen van voertuigen als tram en bus. Indien een kwalificatie niet op orde is, mag de medewerker zijn functie niet uitoefenen. Vandaar dat het overzicht van de kwalificaties en bekwaamheden essentieel is. Lange tijd werd daarvoor gebruik gemaakt van o.a. Excel, maar de behoefte aan een volledig op HTM afgestemd systeem werd steeds groter. Dus kwam er een aanbesteding waarvoor ook Gilde-BT Software & Services werd uitgenodigd. Teamleider en hoofdprogrammeur Youri Stickelbruck weet dat de opdracht met een overtuigende presentatie werd binnengehaald.

alles geregeld

Daarmee werd de basis gelegd voor HTM Leerplein, een systeem voor het opleiden, plannen en gekwalificeerd houden van medewerkers, vertelt Youri. “Op het moment dat een bekwaamheid dreigt te verlopen, worden er automatisch mails verstuurd vanuit het systeem. Hierdoor kunnen de planningsverantwoordelijken de betreffende medewerker tijdig inplannen voor een scholing of training, zodat hij of zij aan het werk kan blijven.” Dankzij Leerplein, zegt hij, kan alles worden geregeld, van planning tot training, zowel voor de manager als voor de betreffende medewerker. “HTM heeft dankzij Leerplein nu een volledig overzicht van de bekwaamheden en kwalificaties van de medewerkers.”

Onderhoud

Om iedereen met het systeem vertrouwd te maken, zijn er diverse trainingen georganiseerd, zowel op locatie in Den Haag als bij Gilde-BT in Venlo. HTM Leerplein is inmiddels opgeleverd, geeft Youri aan, maar er is nog wekelijks contact tussen beide partijen. “Onder andere omdat wij het systeem voor HTM onderhouden. Willen ze iets aanpassen of een nieuwe toepassing doorvoeren, dan kunnen we meteen op die wens inspelen. Door het gebruik van het systeem, zeker in de beginfase, kom je bovendien nog zaken tegen die in de praktijk net even anders zijn. Maar de lijnen zijn kort en de communicatie verloopt vlekkeloos.”

Centraal

Door de koppeling met de HR-applicatie Beaufort, komen alle medewerkers in HTM Leerplein terecht en worden de data dagelijks bijgewerkt. Hierdoor zijn de gegevens in het systeem altijd up-to-date. “Maar het grootste voordeel is dat alles nu centraal in één systeem is ondergebracht. Dat betekent meer inzicht en overzicht. Verder worden er automatische berichten verzonden op het moment dat er actie moet worden ondernomen. Als dat goed wordt opgevolgd, hoeft HTM zich geen zorgen meer te maken over de bekwaamheden en kwalificaties van de medewerkers.”

Steun in de rug voor werknemers en werkgevers in de schildersbranche

Wie zich als werknemer in de schilders- of onderhoudsbranche wil laten om- of bijscholen, kan daar subsidie voor krijgen van Stichting Mijn Carrière. Werkgevers hebben in zo’n geval de mogelijkheid compensatie voor verletkosten aan te vragen. Via de website van de stichting, www.startmijncarriere.nl, kan dat op een eenvoudige manier worden geregeld.

Christina Kwee is teamleider bij Gilde-BT Software & Services en in die hoedanigheid betrokken bij ‘Stichting Mijn Carrière’. Ze legt uit dat de portal ter ondersteuning van de stichting is ingericht volgens de wensen van de klant. “De portal is dusdanig ontwikkeld dat het aanvragen van subsidie voor diverse regelingen uiterst eenvoudig is. Onze ervaring in andere branches gebruiken we om de inrichting zo optimaal mogelijk neer te zetten.”

Voorwaarden

Het doel van het initiatief is dat mensen uit de schilders- en onderhoudsbranche door middel van scholing fit en gemotiveerd kunnen doorwerken tot hun pensioen. Gilde-BT verzorgt de gehele administratieve afhandeling voor dit project. De portal faciliteert een flow waarbij voorwaarden worden gecheckt en de aanvrager relevante data moet invullen. Deze subsidiemogelijkheid is bedoeld voor werkgevers en werknemers. Voor een werkgever die werknemers in dienst heeft, is het dankzij deze regeling mogelijk om compensatie voor verletkosten aan te vragen. Belangrijk daarbij is dat de scholing plaatsvindt bij een erkende opleider.

Aanmeldingen

Is aan alle voorwaarden voldaan, dan worden de gegevens in het systeem verwerkt. Werknemers kunnen tot 2.500 euro (exclusief btw) subsidie aanvragen. Het is mogelijk meerdere subsidieaanvragen te doen. Het inschakelen van een loopbaancoach kan eveneens worden vergoed. Werkgevers kunnen per werknemer compensatie voor verletkosten krijgen tot 1.000 euro. “Dat de behoefte in de branche leeft, zien we aan het groeiend aantal aanvragen. In ons maandelijks overleg met CAOP, onze klant en tevens aanspreekpunt voor dit project, horen we dit dan ook terug.”

Optimaliseren

Als teamleider is Christina bij meerdere projecten van Gilde-BT betrokken, vertelt ze. Voor Stichting Mijn Carrière zijn twee van haar collega’s actief die het volledige traject van de subsidieaanvragen beheren en ook regelmatig contact hebben met CAOP. “Onder meer over of alles in de backoffice goed verloopt, maar bijvoorbeeld ook om bepaalde zaken te optimaliseren. Zeker nu er steeds meer aanmeldingen binnenkomen, kan het zijn dat er in de software iets moet worden aangepast. De communicatie over en weer verloopt goed en ook vanuit de sector komen positieve geluiden. Het systeem biedt overzicht en werknemers kunnen nu breder en op de juiste wijze worden ingezet dankzij de bijscholingsmogelijkheden.”

Bekijk meer informatie over Stichtig Mijn Carrière.

“Next Level, een framework dat volledig op de wensen van de klant kan worden ingezet”

Zeven jaar geleden werd gestart met het opzetten van het Next Level Framework. Dit kan worden gezien als de fundering, deze is omvangrijk en flexibel zodat we hierop alle klantapplicaties kunnen bouwen.

“Aan Next Level is door een team ontwikkelaars jaren ontwikkeld. Niet alleen worden continu nieuwe modules toegevoegd, ook wordt de code van het hele project up-to-date gehouden”, begint teamleider en hoofdprogrammeur Bas Schurink. “In nauw overleg met de klant stemmen we Next Level volledig op diens wensen af. Aan de reeds ontwikkelde modules worden enkele klantspecifieke onderdelen toegevoegd. Het resultaat voelt als een maatwerkoplossing voor de klant. Met name de klant van onze klant moet het gevoel van gebruiksgemak ervaren. Ervaringen van onze klanten gebruiken we weer als input om het Next Level Framework uit te breiden.”

Informatie op één plek

Inmiddels zijn er al tientallen verschillende modules ontwikkeld, elk met eigen toepassingsmogelijkheden. Om subsidies mee aan te vragen, om opleidingstrajecten in onder te brengen, om dashboards weer te geven, rapportages in te zien of de administratie te beheren. “Het fijne van zo’n applicatie is dat alle informatie op één plek wordt samengebracht”, merkt Bas op. “Dat zorgt voor overzicht. Toegang verkrijgen kan op allerlei manieren, conform de wens van de klant.”

Update

Applicaties die door een klant in gebruik zijn genomen, worden volgens Bas regelmatig ge-updatet. Zo’n update wordt over het algemeen één keer per maand uitgevoerd, zegt hij. “Dat doen we in overleg, op een moment dat de klant er het minste van merkt. Het kan ook zijn dat we op basis van feedback van klanten besluiten de look and feel, de uitstraling iets aan te passen. Meestal in overleg met een designer. Dat komt de gebruiksvriendelijkheid weer ten goede.”

Nieuwe features

De feedback komt niet alleen van klanten, maar ook vanuit het eigen team, maakt Bas duidelijk. Hij vertelt dat er wekelijks overleg is over de functionaliteit van een Next Level-module. “Het kan zijn dat we zelf verbeterpuntjes hebben ontdekt, maar ook dat we op basis van de nieuwste ontwikkelingen aanpassingen doorvoeren. We kijken dan vooral naar criteria als gebruiksgemak, overzicht en dergelijke.” Op basis van wensen van klanten of geluiden uit de markt wordt er bovendien in zo’n bijeenkomst besproken aan welke nieuwe toepassingen behoefte is. Volgens Bas komen er dan ook maandelijks nieuwe features uit.

Verbeteringen

Een voorbeeld daarvan is een nieuwe koppeling met de KvK. “De nieuwe KvK methodiek applicatie verschijnt in april en daarmee komt de oude te vervallen. In de nieuwe versie zijn een aantal verbeteringen aangebracht zoals het onderdeel correspondentie en het gebruiksgemak. Zo staan de ontwikkelingen rondom deze module nooit stil en komen er steeds nieuwe versies. Tot grote tevredenheid van onze klanten.”